第一章　部门概况

第一条　上海师范大学天华学院学生会秘书处由共青团上海师范大学天华学院委员会、上海师范大学天华学院学生会接领导，作为上海师范大学天华学院学生会常规部门，划归工作管理中心。

第二条　上海师范大学天华学院学生会秘书处开展的所有活动都必须以爱国、爱党、爱校为根本前提，以大学生行为规范准则中的要求为基本原则。

第三条　上海师范大学天华学院学生会秘书处的基本任务是协助主席团工作、上传下达、并对整个学生会各部门运作进行协调统筹；同时力求通过网络等新平台建立起连接同学与学生会的良好桥梁。

第二章　组织机构

第四条　本部门设秘书长一名，副秘书长一名，干事若干名。秘书长原则上经由团委老师担任，副秘书长由团委老师、主席团通过从干事中选拔，干事在每学期学生会招聘活动中择优录取。

第五条　部长全面统筹部门日常事务，干事则协助处理具体工作。

第六条　权利与义务：

1、审议本部门的工作计划、报告；

2、审议本部门日常开销及其他一切经费开支；

3、对本部门的各项实际工作进行监督，并提出意见、建议；

4、参与本部门的重大决策；

5、有提请挂职、辞职的权利；

6、遵照学生会各类规章制度的义务。

第七条　部门工作职能：

一、会务方面：

1、做好部长例会和主席例会的通知、签到、记录、整理和通告工作；

2、每月出一期“会议传真”。

二、文档整理方面：

1、完成各部门文档的归档工作（包括文字、照片、磁盘等）；

2、实现学生会各项工作表格规范化；

3、建立、更新学生会成员档案（包括部长档案和干事档案）。

三、成员考评方面：

1、制订、完善学生会成员考评表格、新干事录用考评表格；

2、完成双月和期末两次考评工作。

四、报销、物品添置方面：

1、建立、健全学生会财务报销制度，完成每月的财务报销清算工作；

2、每学期初完成学生会新物品的添置工作，在学期末完成物品的缺漏登记工作。

五、学生会活动宣传报道方面：

1、完成院团委学生会网页的管理工作和更新工作；

2、积极联系院报、院广播台等媒介，及时宣传学生会活动的开展情况，增加学生会工作的透明度和影响力。

六、协助主席团工作方面：

1、以全体学生会的名义，在成员生日和节假日到来之际，送去生日祝福和节日慰问信，捎去一片关爱之心；

2、拟写主席团工作小结，草拟学生会工作制度等。

第三章　例会、值班制度

第八条　秘书处例会定于每两周召开一次，布置具体工作事宜，检查工作完成情况，交流思想及工作体会。

第九条　秘书处成员必须准时参加部门例会，如有事不能前往，须事先向部长请假说明原因、并得到批准；事后向部长了解开会内容。

第十条　如遇紧急情况，接到通知后必须第一时间前来开会。

第十一条　值班时间：周一~周四12：20--13：18：20—20：30周日18：20—20：30

第十二条　值班地点为学生会办公室。值班同学必须准时到岗。若因故不能前来，应事先向部长请假说明原因，并安排好替代同学。

第十三条　值班同学代表秘书处做好当天需处理的工作，若一时工作量较大或难度较高完成有困难，可向部长反映或请部内其他成员协助完成。

第四章　财务制度

第十四条　负责各部门活动所用经费的财务报销，时间为每月最后一周，过期不候。

第十五条　各部门应填妥《上海师范大学天华学院学生会活动经费表格》，并用回行针附上商业单位开具的发票前往报销。可报销的发票必须具备以下两个条件：

⑴用户名为上海师范大学大天华学院，有税务局印章、商业单位发票专用章和经办人签名。

⑵发票背面应有报销申请人的签名。

第十六条　任何形式的收据无效，不得报销。

第十七条　具体见《上海师范大学天华学院学生会财务管理制度》。

第五章　卫生保洁、物资管理制度

第十八条　秘书处成员值班期间应自觉做好学生会办公室的卫生保洁工作，保洁工作按照《上海师范大学天华学院学生会卫生保洁制度》执行。

第十九条　部长对部内成员的保洁工作进行监督和检查。

第二十条　秘书处成员负责学生会办公物资的添置、分配、登记和维护工作。若发现物资有破损情况，应及时报修。

第二十一条　秘书处成员有责任保管好部内的各类物品（包括办公文件夹、磁盘、照片等），若发现有遗失现象，应及时向部长报告。

第二十二条　秘书处成员在工作中尤其应注意某些文档的保密性，特别是一些涉及学生会成员隐私的文档，应加强保管工作，不能遗留在外。

第六章　培训制度

第二十三条　培训对象：本部门新干事。

第二十四条　培训内容：使新干事尽快熟悉本部门的人员安排、日常工作以及学生会与本部门的规章制度。

第二十五条　试用期间对新干事进行淘汰制选拔。

第二十六条　培训结束将对干事进行统一考核。